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Le damos alguna información interesante que todos los accionistas, dueños de negocios o gestores deberían de saber sobre fraude y la prevención del fraude. Éstos son algunos de los consejos que hemos recopilado de la ACFE (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados) y de nuestra propia experiencia.
 
 
 
  • Las pequeñas y medianas empresas, históricamente tienden a sufrir pérdidas desproporcionadas de fraude ocupacional. Hasta un tercio de todos los fraudes de trabajo se comete contra las pequeñas y medianas empresas (la tasa más alta de cualquier categoría) y la pérdida media de estas es de alrededor de 150.000 dólares, según un estudio reciente. Una de las razones que las pequeñas y medianas empresas son blancos particularmente fáciles para el fraude ocupacional es que tienden a tener mucho menos controles anti-fraude que las grandes organizaciones 
  • Cuando nos fijamos en cómo las pequeñas y medianas empresas, detectan fraudes, es evidente que detectan una proporción mucho inferior a través de denuncias o de auditorías internas como en  organizaciones más grandes. Un porcentaje relativamente grande de los fraudes son detectados accidentalmente en las pequeñas empresas - casi el doble que en las grandes organizaciones. Muchas de estas discrepancias se deben probablemente a las bajas tasas de control aplicadas en las pequeñas empresas.
  • El fraude ocupacional es un problema mundial. A pesar de que pueden diferir ligeramente de región a región, la mayoría de las tendencias en fraudes, características del autor y de los controles anti-fraude son similares con independencia del lugar en que ocurrió el fraude.
  • Los mecanismos de denuncia de Fraude son un componente crítico en una prevención efectiva y detección del fraude. Las organizaciones deberán de implementar las líneas directas para recibir denuncias de ambas fuentes internas y externas. Estos mecanismos de denuncia debería permitir el anonimato y la confidencialidad, y los empleados deben ser alentados a reportar actividades sospechosas sin temor a represalias.
  • Las empresas tienden a confiar demasiado en las auditorías. Las auditorías externas son el mecanismo de control más utilizado por las víctimas de fraude en las encuestas, pero clasifica comparativamente mal en cuanto a la detección de fraude y al limitar las pérdidas debido al fraude. Las auditorías son claramente importantes y pueden tener un fuerte efecto preventivo sobre el comportamiento fraudulento, pero no se debe confiar exclusivamente en ellas para la detección de fraudes.
  • La educación de los empleados es la base de la prevención y detección del fraude laboral. Los miembros del personal son el mejor método de detección de fraude, los empleados deben ser entrenados en lo que constituye el fraude, cómo este afecta a todos en la empresa y la forma de reportar cualquier actividad cuestionable. Nuestros datos no sólo muestran que la mayoría de los fraudes son detectados por denuncias, pero también que las organizaciones que tienen una formación de lucha contra el fraude para empleados y gerentes experimentan menores pérdidas por fraude.
  • Auditorías sorpresa son una solución eficaz, pero poco utilizadas, una herramienta de lucha contra el fraude. Menos del 30% de las organizaciones víctimas de fraude llevan a cabo auditorías sorpresa, sin embargo, las organizaciones que lo hacen, tienden a tener menores pérdidas por fraude y detectar los fraudes más rápidamente. Si bien las auditorías sorpresa pueden ser útiles en la detección del fraude, el beneficio más importante es evitar el fraude mediante la creación de una percepción de la detección. En términos generales, los autores de fraudes en el trabajo sólo cometen fraude si creen que no van a ser detectados. La amenaza con auditorias sorpresa aumenta la percepción de los empleados que el fraude será detectado y por tanto tiene un fuerte efecto disuasorio sobre los defraudadores potenciales.
  • Las pequeñas empresas son especialmente vulnerables al fraude. En general, estas organizaciones tienen muchos menos controles para proteger sus recursos contra el fraude y el abuso. Los gestores y los propietarios de pequeñas empresas deben centrar sus inversiones en el control de los mecanismos más rentables, tales como líneas directas y el establecimiento de un tono ético para sus empleados, así como las que más pueden contribuir a prevenir y detectar el fraude en los regímenes específicos que plantean el mayor riesgos para sus negocios.
  • Los controles internos son insuficientes para erradicar por completo el fraude laboral. Aunque es importante que las organizaciones tengan una estrategia de controles anti-fraude, los controles internos no impedirá que todo el fraude se produzca, ni se detectan más fraudes una vez que comienza.
  • Los defraudadores muestran signos de comportamiento de alerta de sus fechorías. Estos “signos” - tales como el tren de vida más allá de los propios medios, o oponiéndose a controles - no será identificado por los controles tradicionales. Empleados deben ser entrenados para reconocer los signos comunes de comportamiento que se está produciendo un fraude y alentados a no hacer caso omiso de tales “signos”, porque podrían ser la clave para detectar o disuadir a un fraude.

Dado el alto costo del fraude ocupacional, medidas eficaces de prevención del fraude son críticas. Las organizaciones deben implementar una lista de control de prevención del fraude similar al que se proporciona a continuación con el fin de ayudar a eliminar el fraude antes de que ocurra.

 

LISTA DE PREVENCIÓN DEL FRAUDE


La manera más eficaz para limitar las pérdidas por fraude es evitar que el fraude se produzca. Esta lista está diseñada para ayudar a las organizaciones a probar la eficacia de sus medidas de prevención de fraude.

1. La capacitación es continua en la lucha contra el fraude para todos los empleados de la organización?
  • ¿Los empleados entienden lo que es un fraude?
  • El coste del fraude para la empresa y para todos en ella - incluido pérdida de beneficios, publicidad adversa, la pérdida de empleo y disminución de la moral y la productividad – ha sido claramente explicado a todos los empleados?
  • ¿Los empleados saben dónde buscar asesoramiento cuando enfrentan un problema de decisión ética, y creen que pueden hablar libremente?
  • Una política de tolerancia cero para el fraude ha sido comunicado a los empleados a través de palabras y acciones?

2. ¿Existe un mecanismo eficaz de denuncia de fraude?
  • A sus empleados, se les ha enseñado cómo comunicar sus preocupaciones sobre irregularidades conocidas o potenciales?
  • ¿Hay un canal de denuncias anónimas a disposición de los empleados, como una línea directa de terceros?
  • ¿Los empleados se sienten en confianza para informar de actividades sospechosas de forma anónima y / o confidencial y sin temor a las represalias?
  • ¿Se ha dejado claro a los empleados que las denuncias de actividad sospechosa serán inmediatamente evaluadas e investigadas a fondo?
 
3. Para aumentar la percepción de los empleados de detección, las siguientes medidas proactivas fueron adoptadas y publicitadas a los empleados?
  • ¿La posible conducta fraudulenta es agresivamente buscada, en lugar de tratada de forma pasiva?
  • ¿La organización envía el mensaje de que busca de forma activa comportamiento fraudulento a través de la evaluación de fraude hecho por los auditores?
  • Auditorías sorpresa de fraude son realizadas además de las auditorías regulares de fraude?
  • ¿Se utiliza un software de auditoría continua para detectar el fraude y, de ser así, el uso de dicho software ha sido dado a conocer en toda la organización?

4. ¿El tono de la gestión superior, es uno de honestidad e integridad?
  • ¿Los empleados son encuestados para determinar el grado en que creen que los actos de gestión son de honestidad e integridad?
  • ¿Los objetivos de rendimiento son realistas?
  • Metas de prevención del fraude han sido incorporado en las medidas de evaluación sobre los cuales los gerentes son evaluados y se utilizan para determinar la compensación en función del rendimiento?
  • La organización ha establecido, implementado y probado un procedimiento de supervisión de los riesgos de fraude por parte del consejo de administración u otros encargados de dirección (por ejemplo, el comité de auditoría)?
5. Se ejecutan evaluaciones de riesgo de fraude, para identificar de forma proactiva y mitigar las vulnerabilidades de la compañía de fraude interno y externo?

6. Existen fuertes controles anti-fraude, operados de manera efectiva, incluyendo las siguientes?
  • Separación adecuada de funciones
  • Uso de las autorizaciones
  • Medidas de seguridad físicas
  • Rotación de Empleo
  • Obligación de vacaciones

7. ¿El departamento de auditoría interna, si existe, dispone de recursos suficientes y de suficiente autoridad para operar con eficacia y sin injerencia de la alta dirección?

8. ¿La política de contratación es la siguiente?
 
  • Verificación de empleos anteriores
  • Control de antecedentes penales y civiles
  • Controles de crédito
  • Detección de drogas
  • Verificación de educación
  • Verificación de referencias

9. ¿Existen programas de apoyo para trabajadores o empleados con adicciones, problemas de salud mental/emocional, familiares o financieros?

10. ¿Hay una política de puertas abiertas que permite a los empleados expresarse libremente sobre presiones, proporcionando a la gestión la oportunidad de aliviar esas presiones antes de que se agudice?

11. ¿Se realizan encuestas anónimas para evaluar la moral de los empleados?

 
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